Priprema projektne prijave za EU sufinanciranje zahtijeva značajan angažman, od razumijevanja konteksta poziva i strateških dokumenata, preko preciznog planiranja aktivnosti, do opsežne administrativne dokumentacije. Zbog toga, neuspjeh, unatoč uloženom trudu i formalno korektnoj prijavi, često izaziva nedoumicu i opravdano nezadovoljstvo među prijaviteljima. Međutim, iskustvo pokazuje da kvaliteta sadržaja nije uvijek dovoljna za osiguranje financiranja. Brojni projektni prijedlozi, iako tematski relevantni i tehnički valjani, ne zadovoljavaju niz dodatnih, manje očitih kriterija koje evaluatori uzimaju u obzir, a koji su nerijetko ključni za konačnu odluku.
U prvom redu, važno je razlikovati formalnu prihvatljivost od ocjene kvalitete i strateške relevantnosti. Projekt može ispuniti sve administrativne uvjete, imati ispravne ciljeve i logičku matricu, a opet pasti na nijansama koje određuju krajnji poredak: jasnoća ciljne skupine, konkretna primjenjivost rezultata ili snaga partnerstva. Projekti koji ne demonstriraju dovoljno snažnu vezu s ciljevima samog poziva ili koji generički opisuju aktivnosti bez precizne argumentacije često gube bodove, iako na prvi pogled djeluju solidno.
Drugi razlog tiče se razumijevanja šireg strateškog okvira. Projekt koji je tematski zanimljiv, ali se ne uklapa u nacionalne ili lokalne razvojne prioritete, ima znatno manje šanse za prolaz. Evaluatori traže projekte koji ne samo da zadovoljavaju uvjete, nego i nadopunjuju postojeće politike, strategije i planove razvoja, od Plana oporavka i otpornosti, preko Nacionalne razvojne strategije, do županijskih razvojnih planova. Prijavitelji koji u projektnom prijedlogu ne referenciraju ključne strateške dokumente ili to rade površno često šalju poruku da nisu proučili kontekst. Nadalje, problem nastaje i kada projekt „na papiru“ izgleda savršeno, ali u provedbi pokazuje slabosti. Evaluatori često penaliziraju prijave koje uključuju partnere isključivo formalno, bez jasne raspodjele odgovornosti, ili koje predviđaju aktivnosti koje nisu realno izvedive u navedenom vremenskom okviru. Nedovoljno razrađen plan diseminacije (širenja rezultata) također može signalizirati manjak šireg utjecaja. Također, nejasno ili nedovoljno kvantificirano praćenje rezultata, kao npr. općenite formulacije bez konkretnih pokazatelja učinka, često rezultira nižom ocjenom.
Još jedan često zanemaren aspekt odnosi se na horizontalna načela poput rodne ravnopravnosti, održivosti okoliša i digitalne uključenosti. Pozivi jasno ističu važnost poštivanja tih načela, no prijavitelji ih često tretiraju kao „rubne“ ili sekundarne teme. Evaluatori, međutim, promatraju na koji su način ova načela konkretno ugrađena u aktivnosti, to jest, jesu li deklarativno spomenuta ili stvarno operacionalizirana. Projekt koji sustavno uključuje različite skupine, promiče održive prakse i vodi računa o inkluzivnosti bit će prepoznat kao relevantniji, čak i uz sličnu tematsku ideju. Ključno je i pitanje prezentacije, jer dobar projekt nije samo dobra ideja, već i jasno, dosljedno i logično strukturiran tekst koji evaluatora uvodi u problem, vodi kroz rješenje i pokazuje konkretan učinak. Nesustavne formulacije, općenite tvrdnje i rečenice koje ne vode do cilja otežavaju evaluaciju i umanjuju dojam ozbiljnosti projekta.
Mnogi kvalitetni projekti ne dobiju financiranje ne zato što nisu dobri, nego zato što nisu dovoljno usklađeni s logikom evaluacije i strategijom poziva. Kvalitetan projekt mora biti i relevantan, provediv, smisleno umrežen i komunikacijski precizan. U natjecanju za EU sredstva, detalji čine razliku, a upravo oni manje očiti razlozi često odlučuju pobjednika.
