U kontekstu EU financiranja, javne institucije imaju ključnu ulogu u osmišljavanju, prijavi i provedbi projekata koji doprinose razvoju zajednice i jačanju javnih usluga. Međutim, iako su upravo one često nositelji najvećih razvojnih inicijativa, u praksi se susreću s nizom izazova koji mogu ugroziti učinkovitost i održivost projekata. Pitanje koje se sve češće postavlja jest: kako dovesti javni sektor do razine pokretača europskih ulaganja?
Prije svega, javne institucije u EU projektima imaju višestruku ulogu: mogu djelovati kao prijavitelji, partneri, korisnici infrastrukturnih ulaganja, ali i kao administrativna tijela odgovorna za upravljanje fondovima. Priprema projekata zahtijeva ne samo razumijevanje poziva i natječajne dokumentacije, već i duboko poznavanje lokalnih potreba, strateških dokumenata te sposobnost planiranja dugoročnih učinaka. U provedbi, izazovi postaju još kompleksniji: od upravljanja budžetom i nabavom, preko izvještavanja i kontrole, pa do osiguranja održivosti rezultata.
Upravo zato, najčešći izazovi s kojima se javne institucije suočavaju uključuju:
- ograničene administrativne kapacitete i preopterećenost postojećeg kadra
- nedovoljno iskustvo u pripremi natječajne dokumentacije i logičke matrice
- fragmentiranu suradnju između odjela, što otežava planiranje i koordinaciju
- nepoznavanje postupaka nabave sukladnih EU pravilima
- nejasno definirane indikatore i načine mjerenja rezultata
- kašnjenja u provedbi zbog slabog praćenja dinamike i vanjskih rizika
Kako bi se ovi izazovi ublažili, sve više institucija okreće se sustavnom jačanju projektnih timova i razvoju upravljačkih kompetencija. Ključna rješenja uključuju formiranje internih odjela ili projektnih jedinica za upravljanje EU fondovima, što omogućuje veću fokusiranost i stručnu usmjerenost na provedbu složenih projekata. Paralelno s time, sve je izraženija potreba za kontinuiranim ulaganjem u edukaciju službenika, osobito u područjima projektnog menadžmenta i javne nabave. Uspješnije institucije često razvijaju standardizirane interne procedure i baze podataka koje omogućuju prijenos iskustava i smanjuju rizik od ponavljanja grešaka. Osim toga, sve češće se koristi partnerska suradnja s konzultantskim tvrtkama koje imaju dokazano iskustvo u pripremi i vođenju EU projekata. Dodatnu vrijednost donosi i uključivanje šire zajednice i lokalnih dionika u fazu planiranja, čime se osigurava veća relevantnost projekata i povećava šansa za njihovu dugoročnu održivost.
U Hrvatskoj su primjeri dobre prakse najčešće vezani uz gradove i općine koje su u više navrata sudjelovale u projektima iz Operativnog programa „Konkurentnost i kohezija“ te „Učinkoviti ljudski potencijali“. Institucije koje razvijaju kontinuitet u projektnom razvoju, ne samo da postižu bolje rezultate, već i stvaraju kulturu strateškog planiranja i odgovornosti.
Također, uloga javnih institucija sve više uključuje i pripremu teritorijalnih strategija, tematskih akcijskih planova te predfinanciranje vlastitih projekata, čime se dodatno povećava potreba za financijskom i upravljačkom zrelošću.
Javne institucije imaju nezamjenjivu ulogu u uspješnom korištenju EU sredstava. Ipak, bez jasne strategije, osnaženih timova i stalne edukacije, riskiraju tehničke greške i provedbene rizike. Upravo zato, ključno je kontinuirano ulagati u kapacitete ljudi i sustava.
