Uspjeh EU projekta ne ovisi samo o kvaliteti ideje, već i o ljudima koji je provode. Projektni tim je ključan resurs koji oblikuje tijek provedbe, brzinu reakcije i razinu usklađenosti s pravilima. Upravo zato, pažljivo osmišljavanje uloga, procesa komunikacije i odgovornosti unutar tima presudno je za kvalitetnu pripremu i provedbu svakog EU projekta.
Projektni tim obuhvaća sve stručnjake koji operativno sudjeluju u razradi, prijavi i provedbi projekta. Ovisno o složenosti, veličini i vrsti financijskog instrumenta, tim može uključivati projektnog voditelja, koordinatora provedbe, stručnjake za nabavu, financije, vidljivost, administraciju, ali i vanjske partnere ili konzultante. Ključno je da svi članovi razumiju ne samo svoju ulogu, već i širu logiku projekta, kao što su ciljevi, pokazatelji i specifični uvjeti financiranja.
Jedna od najčešćih pogrešaka jest nedovoljno jasna podjela zadataka i nedostatak komunikacijskog protokola. To može dovesti do preklapanja odgovornosti, zakašnjelih isporuka, pa čak i financijskih korekcija. Korištenje alata poput RACI matrice (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) može pomoći u jasnoj razdiobi odgovornosti unutar tima. Također, preporučuje se već u fazi pripreme projekta imenovati glavne osobe po radnim paketima i uspostaviti plan redovitih sastanaka, praćenja napretka i unutarnje evaluacije.
Model suradnje ovisi o institucionalnom kontekstu. U malim jedinicama lokalne samouprave često je ista osoba zadužena za više funkcija, dok velike organizacije mogu osigurati specijalizirane interne timove. U tom slučaju važno je uspostaviti vertikalnu i horizontalnu koordinaciju među odjelima. U projektima koji uključuju partnere, preporučuje se imenovanje kontakt-osobe za svakog partnera te uspostavljanje zajedničke platforme za razmjenu dokumentacije i izvještaja.
Naposljetku, uspješan tim ne znači samo „ispunjavanje funkcija“, već i kapacitet za adaptaciju. Promjene u rokovima, pravilima ili tržišnim uvjetima zahtijevaju fleksibilne, motivirane i informirane članove tima koji mogu pravovremeno reagirati i preuzeti dodatne odgovornosti. Ulaganje u jačanje timskih kapaciteta kroz edukaciju, mentorstvo i evaluaciju nije trošak, već osiguranje kvalitete projekta.
Kvalitetan projektni tim čini razliku između ambiciozne ideje i uspješno provedenog EU projekta. Jasna raspodjela uloga, dobra komunikacija i spremnost na suradnju među svim uključenima osnova su za provedbu bez kašnjenja, penalizacija i gubitka fokusa. Planiranje tima treba započeti paralelno s razradom projektne ideje, jer je tim temelj projekta, a ne dodatak.
